これを想像してください。あなたはあなたの会社の主要なプロセス変更についてポイントを実行してきました。最新のメールを送信し、主要な関係者と会った後、最終的に計画を展開する準備が整います。切り替えが行われた翌日、不満を持った同僚から同じ3つの単語を含むメッセージを受信し始めます。



誰も教えてくれなかった…



これは、あらゆる規模の企業での苛立たしいが、あまりにも一般的な経験です。十分に実行された内部コミュニケーション戦略がなければ、必要な情報が失われたり、見落とされたり、無視されたりする可能性があります。

内部コミュニケーションには、顧客、パートナー、採用コミュニケーションと同じレベルのケアと計画が必要です。それでも、社内のコミュニケーションプログラムを設計または刷新することは、気が遠くなる可能性があります。そのため、従業員のコミュニケーション戦略を強化するための一般的な障害を回避しながら、成功するプログラムを作成する方法を紹介します。

社内のコミュニケーション計画を再考する必要がある理由

職場での効果的なコミュニケーションはこれまで以上に重要です。より多くの企業として 長期のリモートワークを選択する 、企業の作業環境がパンデミック前の基準に戻らないことがますます明らかになっています。

在宅勤務にはメリットがありますが、一部の従業員は自分の仕事や雇用主から切り離されていると感じることもあります。ある調査によると、米国の労働力の55％が 今後12ヶ月以内に新しい仕事を探すつもりです 。この大いなる辞任は、従業員の関与、ひいては社内のコミュニケーションに新たな重点を置いています。

この新しい状況では、社内のコミュニケーション戦略は、設定して忘れるというアプローチに依存することはできません。対面のタッチポイントがなくなったときに失われたつながりを育むには、積極的、包括的、創造的である必要があります。

幸いなことに、ほとんどの社内コミュニケーションリードは、この役割と責任の変化を受け入れています。 Gallagher State of the Sectorレポートによると、 組織のわずか5％が、2020年に実施した慣行を維持します 。残りは、主要な文化、プロセス、およびシステムの変更を計画しています。



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意図的な内部コミュニケーション計画は、組織が変化する作業環境の絶えず増大する影響を管理するのに役立ちます。これは、企業にとって、忘れられがちな聴衆、つまり自分の従業員とのコミュニケーション方法を再考する絶好の機会です。

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内部コミュニケーション戦略を形成するための7つのステップ

内部コミュニケーションプログラムの作成は、共同で継続的に行われています。優先順位付けとリーダーシップからの賛同、およびビジネス全体のマネージャーとの頻繁なチェックインが必要です。

では、どのようにして内部コミュニケーション戦略を開始するのでしょうか。

社内コミュニケーションプログラムを成功させるための7つのステップのガイドは次のとおりです。

1.現在の内部コミュニケーション戦略を評価します

すでにいくつかの内部コミュニケーションプロセスが実施されている可能性があるため、調査から始めるのが常に最善です。何が機能していて何が機能していないかを評価する時が来ました。

内部コミュニケーション戦略を刷新する際にすぐに対処する必要がある事項には、次のものがあります。

  • あなたの現在のパフォーマンス ：あなたの現在の戦略はどれくらい効果的ですか？あなたの最大の長所と短所は何ですか？現在、計画の策定と実行に関与しているのは誰ですか。また、計画を改善するために誰を追加できますか。
  • 最終的にどこにいるのか ：社内コミュニケーションプログラムの目標は何ですか？あなたの聴衆は誰ですか？組織全体または選択したビジネスユニット？これらの質問に対する答えは、戦略を設計する際の北極星になります。
  • そこにたどり着く方法 ：（リソース、予算、またはツールの観点から）目標を達成するには何が必要ですか？どのような種類のコンテンツがあなたのスタッフに最も共鳴しますか？
  • 所要時間 ：所要時間とチームの現実的なタイムラインの違いは何ですか？
  • 関係者 ：あなたの現在のチームは小さすぎますか？キッチンに料理人が多すぎませんか？現在の戦略を評価することで、社内のコミュニケーションチームに追加または合理化できる場所を示す必要があります。

これらのプロンプトに答えるか、少なくとも解決を計画することは、戦略を再評価するために重要です。あなたの答えは、戦術的な詳細に飛び込む前に、あなたの全体像のビジョンを照らします。

2.現実的な目標とタイムラインを設定します

新しい社内コミュニケーション戦略は、従業員の経験を一夜にして魔法のように変えることはありません。これらには時間がかかるため、目標を現実的に保つことが重要です。

よりスマートな目標を設定する1つの方法は、内部ベンチマークを調べて、すぐに影響を与えることができると思う場所に注意することです。また、従業員がプログラムに何を求めているかをよりよく理解するために、アンケートを送信することもできます。

この会話を始めるためにあなたが尋ねるかもしれないいくつかの最初の質問は以下を含みます：

  • あなたの会社のためにあなたの内部コミュニケーション戦略に何をしてもらいたいですか？
  • どの領域がうまく機能しているのか、なぜそれらの領域がうまく機能しているのか、そして何を改善する必要があるのか​​？
  • どのくらい早く目標を達成したいですか？
  • 会社の規模、優先順位、および情報を共有して従業員が何をすべきかについての期待を踏まえて、どのようなコミュニケーションツールまたはプラットフォームを利用できますか？

これらの質問に答えることで、社内のコミュニケーション戦略で実際に達成したいことをより明確に把握できます。これらの目標は、戦略を確立し、それを長期にわたって成長させ、維持するための青写真として機能します。

目標を作成するときは、目標がS.M.A.R.Tに準拠していることを確認してください。ロジック—言い換えれば、あなたの目標は次のとおりです。

  • 明確 ：チーム全体が理解できる明確でシンプルな用語で達成したいことを定義します。
  • 測定可能 ：目標の各側面に向けた進捗状況を確認するのに役立つマイルストーンとターゲットを作成します。
  • 達成可能 ：高い野心を持つことは良いことですが、あなたの目標は管理可能で現実的であることを知っておく必要があります。
  • 関連する ：この場合、チームの開発にリンクされ、ビジネスモデルとシームレスに接続される目標を作成する必要があります。
  • 時間ベース ：説明責任を維持し、パフォーマンスを反映する機会を作成するために、目標を達成するための特定の時間枠を作成します。

3.成功を追跡するための主要な指標を特定します

あなたのビジネスの他のほとんどの側面と同じように、あなたの内部コミュニケーション戦略は測定可能であり、測定可能であるべきです。これを行うには、戦略が機能しているかどうかを示すコアメトリックを選択する必要があります。

これらの統計は、同僚が提供されているリソースを使用しているかどうかを判断するのに役立ちます。これは、戦略を分析し、どの領域にもっと注意が必要で、何をスキップできるかを知ることができることを意味します。たとえば、チームが1つのチャネルを別のチャネルよりも圧倒的に好む場合や、特定の部門が同僚やチームマネージャーよりも経営幹部からのコミュニケーションに注意を払っている場合があります。

事例フィードバックなど、測定できないものもあります。それでも、データに関する従業員の経験についての理解に基づいて構築することが重要です。考慮すべきいくつかの潜在的なメトリックは次のとおりです。

ソーシャルシェア

多くの組織が見落としている1つの指標は、コンテンツが受け取るソーシャルシェアの量です。調査によると、従業員は ソーシャルメディアでの接続数は、標準ブランドの平均10倍です。 。従業員がビジネスの最新情報を共有できるようにすることで、従業員がつながりを感じられるようになるだけでなく、ビジネス目標の達成に役立ちます。

Sproutのような内部コミュニケーションツールを使用すると、ネットワーク、コンテンツ、またはユーザーごとに総シェアを分析して、全体的なリーチをよりよく理解できます。

従業員のエンゲージメント指標

従業員はどのくらいの頻度であなたの内部コンテンツを読みますか？彼らはあなたのコンテンツにコメントしたり、いいねしたり、共有したり、議論を始めたりしますか？全体的なコンテンツエンゲージメント指標を測定することで、スタッフが最も使用しているものについての洞察を得ることができます。

人材と人材チームは、自分のプログラムの情報をどのように収集しているかに応じて、従業員の関与に関する追加の洞察を持っている場合もあります。定期的にコラボレーションしていない場合は、ご連絡ください。彼らはあなたの内部コミュニケーション報告を彼ら自身のデータで補完することができるかもしれません。

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プロジェクト管理の問題

リモートおよびハイブリッド作業への移行は、チームの計画基準に大きな変化をもたらしました。プロジェクト管理はデジタル化されており、一部の領域ではコミュニケーションが合理化されていますが、他の領域では障害が発生する可能性があります。

組織レベルでの技術採用 常に挑戦してきました 。リモートワーカーがプロジェクトの進行状況を把握していないと、切断やフラストレーションにつながる可能性があります。ある場合には、 それは彼らを新しい仕事を探すように駆り立てることさえできます 。

従業員の関与を維持するために、プロジェクト管理のボトルネックについて積極的にチームと話し合ってください。ツールまたはプラットフォームによるコミュニケーションの標準を確立することには利点があるかもしれません。

4.オーディエンスをセグメント化してマップします

社内のコミュニケーション戦略を強化する要因がわかったら、次にターゲットとする人を決定します。コンテンツは、社内の場合でも、常に特定の視聴者をターゲットにする必要があります。ビジネスのさまざまな従業員にどのようなメッセージや形式が響くかを理解することが重要です。

もう1つの大きな誤解は、社内コミュニケーション戦略を成功させるには、透明性を確保するためにすべてのメッセージに全員を含める必要があるということです。これは真実ではありません。従業員はニュースや会社の情報を常に把握したいと考えていますが、詳細が多すぎると、更新を無視してしまう可能性があります。

コミュニケーションへのアプローチを戦略的に計画することで、情報の過負荷を最小限に抑えることができます。リーダーや社内の対象分野の専門家と協力して、チームにとってどのような種類のコンテンツが必要または役立つかについて話し合います。 （役割、場所、部門に関係なく）全員に同じ情報を送信するのではなく、社内のコミュニケーション戦略では、適切な人に適切なタイミングで関連情報を提供することに重点を置く必要があります。

5.承認プロセスを構築します

内部コミュニケーション戦略を計画する際の重要な部分は、コンテンツの承認プロセスを作成することです。これにより、不要なエラー、機密コメント、ニュースがチームの間違ったセグメントに誤って公開されるのを防ぐことができます。

まず、社内のコミュニケーション戦略を誰またはどのチームが所有しているかを判断する必要があります。専用の内部コミュニケーションリソースがない場合、送信するメッセージを誰が読み取り、書き込み、または承認しますか？

次に、各部門のどの利害関係者がコンテンツ承認プロセスに貢献できるかを知る必要があります。ほとんどの場合、この責任はマーケティングチームにありますが、それには正当な理由があります。これらは、会社の声、ブランド、全体的なイメージを伝える能力に最も自信を持っているチームメンバーです。

マーケティングチームは、ほぼすべての企業の更新とキャンペーンに関与しています。つまり、最新のコンテンツを簡単にキュレートし、関連するトレンドを伝える業界固有のリソースを同僚に示すことができます。これらの機能はすべて、従業員のアドボカシー活動を主導する際に不可欠です。もう1つの重要な能力、そしてマーケターにとって自然に生まれる能力は、簡潔でありながら影響力があり、共有されているプラ​​ットフォームに関連するソーシャルメッセージングを作成することです。

6.社内のコミュニケーションツールを特定する

特定のメッセージは特定のチャネルに最適です。内部プロセスの変更は、電子メールの更新に適している可能性がありますが、迅速な発表は、内部メッセージングプラットフォームでより大きな牽引力を得る可能性があります。

Slackは、より合理化された作業体験のためにすでに使用しているツールと統合できる優れた内部メッセージングおよびチャットサービスです。内部ドキュメントを共有している場合でも、無限のメールチェーンを開始せずに特定のイベントを計画している場合でも、Slackが頼りになるかもしれません。

そうは言っても、内部コミュニケーションは更新や発表以上のものです。それは、情報がCスイート、部門マネージャー、またはプロジェクトマネージャーからのものであるかどうかにかかわらず、企業内をどのように流れるかです。

社内のコミュニケーションイニシアチブをサポートするテクノロジーインフラストラクチャが整っていない場合は、今が行動を起こすときです。最近の調査によると、リモートワーカーの77％が 彼らは公平に扱われていると信じています クラス最高のテクノロジーソリューションを提供する企業で。それどころか、リモートワーカーの32％だけが、不十分なテクノロジーソリューションを持つ企業で公正に扱われていると信じています。

使用するテクノロジーは、リモートおよびオフィスの従業員にとってより公平なエクスペリエンスを作成するための鍵を握る可能性があります。従業員の満足度を維持したい場合は、投資を行う必要があります。

7.進捗状況を評価し、最適化します

主要業績評価指標は、進捗状況を追跡するためだけに使用するべきではありません。それらから学び、可能な限り最高の結果を得るためにあなたがしていることを継続的に最適化します。コミュニケーション戦略の四半期または月次の評価を実施し、これらをワークフローに組み込みます。

定期的なパルス調査を送信すると、コミュニケーションの内容とリズムについて従業員がどのように感じているかを追跡するのに役立ちます。オープンフィードバックのためにいくつかの質問を残してください。そうすれば、彼らは率直に自分の考えを共有する機会があります。あなたが尋ねることができるいくつかの質問は次のとおりです。

  • 私たちが社内でどの程度コミュニケーションを取っていると思いますか？
  • 会社のビジョンを透明に保つためにできる限りのことをしていますか？
  • プロジェクトで他の人と一緒に仕事をすることを制限する挫折は何ですか？
  • 部門間のコミュニケーションを増やすことができると思いますか？
  • 毎日社内でコミュニケーションをとることを妨げる障壁は何ですか？
  • コーポレートコミュニケーションを最も改善できる場所はどこですか？

社内のコミュニケーション戦略を継続的に再評価するときは、聞いていることを他の人に知らせてください。学んだことと、透明性と信頼を促進するために戦略を調整する計画をどのように計画しているかを共有します。

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職場でのコミュニケーションのベストプラクティス

今日、より多くの企業が一方向のコミュニケーションが過去のものであることを認識し始めています。耳を傾けているように感じる従業員は、雇用主と一緒にいて、チームに有意義に貢献する可能性が高くなります。

コミュニケーションに根ざしたエンゲージメント戦略は、すべての従業員に教育を受け、情報を与え、やる気を起こさせる必要があります。

これらのベストプラクティスは、戦略を継続的に改善し、社内のコミュニケーションチャネルを効果的に使用していることを確認するのに役立ちます。

1.視聴者に遅れないようにする

昔は、共有のランチスペースで、または他の部門の同僚と連絡を取りながら、興味深い会社の取り組みについて聞いたことがあるかもしれません。さて、これらのカジュアルなタッチポイントは手に入れるのが難しいです。組織全体で何が起こっているかを常に把握するには、創造性を発揮する必要があります。

ここにあなたにインスピレーションを与えるためのいくつかのハイブリッドフレンドリーなアイデアがあります：

  • SlackまたはTeamsチャネルに参加する 。仕事の話でもカジュアルな雑談でも、従業員が何に興味を持っているのか、どのプロジェクトについて話しているのかを確認するための貴重なツールになります。
  • 内部コミュニケーション委員会を開始する 。メンバーは、主要なイニシアチブや今後のお祝い（誕生日や記念日など）に関する最新情報を提供する任務を負うことができるため、全社的な会議で適切に祝うことができます。
  • 仮想提案ボックスを作成する 。内部コミュニケーションイニシアチブのアイデアは、世界中から生まれる可能性があります。仮想提案ボックスを作成することで、誰もがステップアップして新しいアイデアを提案し、会社のつながりを維持することができます。

2.コミュニケーションを会話にする

職場でのコミュニケーションは、社内であろうと社外であろうと、決して一方向であってはなりません。より包括的な職場を作るためには、従業員間で生産的で有意義な会話を促進することが重要です。

これは、会社の会議の最後に質疑応答のスペースを残し、従業員に追加の質問で誰に連絡できるかを知らせ、社内のコミュニケーションイニシアチブに関するフィードバックを定期的に要求することで実現できます。

従業員エンゲージメントプログラムと職場のコミュニケーションは、ビジネスを成長させるときに焦点を当てるべき最も重要な要素の2つです。進化を促したい場合は、同僚に会話に参加するように促す必要があります。

3.マネージャーに注意を向ける

会社の決定やイニシアチブについて質問がある場合、誰に質問しますか？

あなたのマネージャーがあなたの頼りになる可能性があります。マネージャーは直属の部下からの質問に最初に対応し、分散した労働力の主要なプレーヤーになります。

全社的に発表したり、新しいプログラムを展開したりするときは、必ず事前にマネージャーに話し合いのポイントを提供してください。これにより、直属の部下が抱える可能性のある潜在的な質問に備えることができ、それによってあなたとあなたのリーダーシップチームの追加作業が削減されます。これは、会社のすべてのレベルで単一の統一されたメッセージを確実に共有するのにも役立ちます。

4.企業文化を構築するための新しいアプローチを試す

企業文化に対する態度は変化しました。の魅力 卓球台と無料ドリンク その輝きを失っています。今、人々が望んでいるのは労働文化です その価値観は尊重し、バランスを取り、説明責任を果たします 。

これらの新しい文化の要件はテーブルの賭けのように見えるかもしれませんが、それらはすべて、口で言うほど簡単ではありません。幸いなことに、強力な社内コミュニケーション慣行は説明責任の文化を育むことができます。業績評価や昇進などの内部プロセスを明確にする明確で一貫性のある更新を送信することにより、すべての人が尊重され、情報を提供されるようにするために必要なトップダウンの透明性を作成します。

コミュニケーションの目標は、ビジネス全体で共有および具体化する必要があり、新しいトレンドは、経営幹部やマネージャーから下位レベルの従業員まで、すべての人に受け入れられる必要があります。社内のコミュニケーション戦略と従業員擁護戦略が従業員に自然に感じられるほど、彼らはチームの一員として自分自身を特定する可能性が高くなります。

5.従業員がブランド支持者になるための権限を与える

効果的なコミュニケーション戦略に関しては、メッセージを増幅するために従業員にどのように力を与えるかを検討することが重要です。ミレニアル世代とZ世代は、従業員の内外でブランドに高いレベルの信頼性を要求しており、雇用主のブランディングがこれまで以上に重要になっています。

従業員は、企業の最も重要な声として浮上し続け、新入社員、見込み客、顧客、同僚、およびその間のすべての人とつながるときに信頼性を確保します。

従業員をコンテンツマーケターに変えることで、社内のコミュニケーション戦略にピアツーピアのダイナミクスを導入します。これにより、雇用主のブランドが強化され、より良いリード、より有能な採用、より強力な業績の可能性が高まります。

4の象徴

現在のコミュニケーション目標にアドボカシーを組み込むには、適切なツールにアクセスしてプロセスをシンプルにしながら、従業員が直接興味を持って影響を与えるコンテンツを広めるのにどのように役立つかを検討することが重要です。

内部コミュニケーションコンテンツ戦略の開発

内部通信プログラムはコンテンツで実行されます。従業員を最新の状態に保ち、職場に関与させるには、従業員の興味をそそり、読むように促すコンテンツを作成して共有する必要があります。

それがどのように見えるかわからない場合は、従業員と何をいつ共有するかを決定するためのヒントをいくつか紹介します。

価値の高いコンテンツを選ぶ

記事、ビデオ、またはインフォグラフィックを共有する前に、視聴者にとって本当に意味のあるコンテンツをキュレーションしているのか、それとも単にギャップを埋めているだけなのかを自問してください。

従業員のほぼ3分の2 職場のメールを無視する 、および約3分の1は、人材からの電子メールを無視したと述べています。あなたのメッセージが確実に注目されるようにするには、同僚の共感を呼ぶコンテンツを見つける必要があります。それがどのように見えるかわからない場合は、次の質問をしてみてください。

  • 従業員が1日の時間を積極的に費やして、従業員擁護プラットフォームのコンテンツを読んだり共有したりするには、何が必要でしょうか。
  • 従業員がプログラムへの投資に対して個人的な見返りを享受するには、何が必要でしょうか。 （いくつかの例には、インセンティブ、キャリア開発の機会、認識、社会的関与および影響力が含まれる場合があります。）

共有するものを切り替えます

社内のコミュニケーションコンテンツ戦略では、従業員が読んだり、関与したり、共有したりするように動機付けるように努める必要があります。彼らの興味を維持するために、さまざまな経験レベルの人々に話すコンテンツの多様な選択をキュレートします。たとえば、新入社員はブランドコンテンツを調べて新しい雇用主を知ることができますが、マネージャーは業界の記事やリーダーシップのヒントにもっと興味があるかもしれません。

内部コミュニケーションコンテンツを揺るがすために使用できるいくつかのアイデアを次に示します。

  • ブランドコンテンツ あなたのウェブサイト、ブログ、その他の所有メディアから、従業員はビジネスの発展やニュースに遅れないようになります。彼らはあなたの会社とのつながりをより強く感じ、彼らのネットワークとそれについて話すことに自信を持つでしょう。
  • 求人情報 成長の機会があることを実証し、従業員が 紹介インセンティブ あなたの会社が提供しています。
  • イベント コミュニティ、教育、市場での地位に対する会社の取り組みを示します（チームメンバーが見本市で講演している場合）。
  • 認識 新入社員、昇進、獲得したメディア、ゲストブログ、チームプロフィールは、従業員の成長に対する会社の取り組みを強化し、お互いの成果に誇りを植え付けます。
  • 業界記事 自己啓発（ウェブを検索する手間をかけずに）とブランド構築の機会を提供し、従業員を質の高い情報を共有するための信頼できるリソースとして位置付けます。

会社のニュースレターを作成する

共有する情報がたくさんある場合は、社内ニュースレターを発行することをお勧めします。従業員のニュースレターは、分散したチームと有用な情報のオールインワンハブをまとめるのに役立ちます。さらに、複数の電子メールであった可能性のあるものを受け取り、それを単純で読みやすい形式に要約します。

会社のニュースレターの作成に興味がある場合は、6つのステップで作成する方法を次に示します。

  1. 従業員のフィードバックを収集します。 チームがニュースレターをできるだけ活用できるようにするには、コンテンツ設定調査を送信します。たとえば、利用可能なコンテンツにアクセスする方法をチームに選択させることができます。これにより、従業員の意欲が失われたり、情報が不足したりするリスクが軽減されます。
  2. 適切なニュースと情報を提供する 。チームに速すぎる負荷をかけすぎると、チームがニュースレターを単に無視する可能性が高くなります。毎週または月末に従業員がアクセスする必要のある情報の種類を慎重に検討してください。共有する情報は簡潔で、それを受け取るチームに関連している必要があることを忘れないでください。
  3. 召喚状を忘れないでください 。 CTAは、顧客に購入を促すだけではありません。従業員のニュースレターでは、CTAを使用して、ソーシャルメディアでの情報の共有、会社の調査への記入、トレーニングや新しいイニシアチブへの登録など、従業員に次のステップへの取り組みを促すこともできます。
  4. 件名を強化する 。当たり障りのない件名で顧客の電子メールを送信しないのと同じように、社内の企業ニュースレターが従業員の忙しいスケジュールをクリックする価値があることを確認してください。
  5. ニュースレターを明確で専門用語のないものにしてください 。従業員のニュースレターのコンテンツがスキャン可能で、簡単に利用できることを確認してください。つまり、箇条書き、宣伝文句、写真、および十分な空白を追加することを意味します。
  6. チームを巻き込む 。従業員を顧客と考えてください。別の顧客を購入または紹介するように説得しようとした場合と同じように、没入型で詳細なニュースレターの体験を提供します。これには、共有する厳選されたソーシャルコンテンツ、部門のスポットライト、フィードバックのリクエストが含まれる場合があります。

社内コミュニケーション戦略の次は何ですか？

見過ごされがちな視聴者に再び焦点を当てる時が来ました。強力な社内コミュニケーション戦略により、従業員のエンゲージメントが高まり、生産性、収益性、離職率の低下につながります。これらはすべて、リモート作業やハイブリッド作業をナビゲートするときにビジネスの繁栄に役立ちます。

社内のコミュニケーションプログラムを再考するときは、従業員のアドボカシーと雇用主のブランディングの基本をブラッシュアップしてください。これらのリソースは、新入社員からリーダーシップチームに至るまで、同僚に情報を提供し、喜ばせる戦略を構築するのに役立ちます。

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