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リモートチーム向けの画面共有のヒントとベストプラクティス
リモートワークを初めて使用する場合でも、リモートチームにしばらく参加している場合でも、電話会議、プレゼンテーション、オンラインデモは、特に営業チームやマーケティングチームにとって、中小企業の日常業務に欠かせない要素です。
チームの前でコンピューターの画面を共有することを知っていると、上司や潜在的なクライアントは神経質になる可能性があるため、画面共有のヒントとベストプラクティスのリストをまとめて、自信を持って感動を与えることができるようにします。あなたの上司またはあなたの顧客。
画面共有とビデオ通話をいつ使用するか
始める前に、知っておくことをお勧めします いつ 電子メール、画面およびビデオ録画ソフトウェア、またはその他の通信方法ではなく、ビデオ通話を使用する必要があります。
結局のところ、不要なビデオチャットは、電子メール、電話、またはビデオ録画で十分だった場合に、同僚やクライアントとの会議と同じくらい効果がありません。
覚えておくべき経験則は、トピックがディスカッションにつながるかどうかを検討することです。結局のところ、何かをハッシュするためにビデオコールに飛び乗る方が、簡単に誤解される可能性のある数時間または数日間メールをやり取りするよりもはるかに時間効率が高くなる可能性があります。
次に、グループに説明したり提示したりする複雑な情報がある場合は、ビデオハングアウトに飛び乗って画面を共有し、質問に答えることは、混乱が生じる前に明確な指示や指示を提供するための優れた方法です。
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特にリモートチームまたはチームメンバーとのビデオ通話のもう1つの優れた用途は、プレゼンテーションを行うことです。 マーケティングレポート またはあなたのチームやリーダーシップへの他の主要なデータ。手元にある画面共有ツールを最大限に活用して、直接プレゼンテーションを行った場合と同じように、ポイントを伝えながら、全員が参加していると感じられるようにします。
リモート画面共有ソフトウェアを使用する理由
画面を共有して情報をリモートで紹介することを検討する理由はたくさんあります。特にリモートチームや長距離クライアントにとって、これは手元にある必要のあるソフトウェアツールです。
チームミーティング
主な理由ではないにしても、ユーザーが画面を共有する可能性が高い主な理由の1つは、チーム会議中です。通話中や会議室の会議中に他の人と画面を共有することで、話し合っている内容を正確に示すことができます。画面を共有すると、会議中に全員が文字通り同じページにいることができます。
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ウェビナー
ウェビナー は、オーディエンスにリーチし、特定のトピックについてオーディエンスを教育するための優れた方法です。特に、リードを生成または育成して、顧客に変えるための方法としてです。
ウェビナーを提供する最良の方法は、プレゼンテーションをまとめてから、画面共有アプリを使用してウェビナーのスライドを出席者と共有することです。プレゼンターとのプライベートチャットまたは「挙手」機能を可能にする画面共有ソフトウェアを使用して、ウェビナー全体で質問に回答できるようにします。
カスタマーデモ
これは本当に人気があります SaaS企業 特に。画面共有ソフトウェアを使用すると、SaaSや、潜在的または既存の顧客にソフトウェアの動作と製品を最大限に活用する方法のデモンストレーションを提供したいその他の企業が可能になります。
顧客サポート
もう1つの大きなSaaS戦略は、次の場合に画面共有を使用することです。 オンボーディングの問題について顧客と話す 彼らはソフトウェアを経験するかもしれません。これは、顧客が見ているものを直接確認し、ソフトウェアが実際にどのように機能するか、および顧客が完全に認識していない、または快適に使用できない可能性があるその他の機能を紹介するための優れた方法です。
セールスピッチ
ビデオセールスピッチは、世界中のクライアントとのアウトリーチとセールスを行うための優れた方法です。営業担当者は、ビデオ画面共有および会議ソフトウェアを介してセールスデッキを提示し、それぞれの論点を確認することができます。これにより、営業担当者は画面と自分のビデオの両方を同時に共有できるソフトウェアを使用できるため、プレゼンテーションはプロフェッショナルで個人的なものになります。
リモートチーム向けの画面共有のヒント
初めて画面共有について確信が持てない場合、特にチームの一部またはすべてがリモートで作業するのが初めての場合は、これらの新しい海域をナビゲートするのに役立つ9つのトップ画面記録のヒントをまとめました。
1.友人や同僚との画面共有をテストします
現在多くの労働者がいます 初めてリモートワークを体験 、つまり、多くの人が初めてビデオ通話や画面共有ソフトウェアを使用しているということです。
ソフトウェアがどのように機能し、コントロールボタンがどこにあるかを初めて学ぶときは、電話をかけたくありません。大勢の聴衆にウェビナーを提示したり、潜在的な新規顧客にデモを提示したりする場合、これはさらに重要です。
これまでにサービスを使用したことがない場合、または会社が最近新しいビデオ通話ソフトウェアに切り替えた場合は、電話に出る前に友人や同僚との画面共有をテストして、リアルタイムで作業する必要があります。
2.事前に準備する
画面を共有してから、共有する必要のあるWebページやファイルを開くためにいじくり回すのは避けてください。
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代わりに、あなたは信じられないほど準備ができていて、会議やプレゼンテーションに必要なすべてのものをすでに開いている必要があります。結果やデータをと共有している場合 あなたのソーシャルメディアチーム 、すべての論点も準備したことを確認してください。
ウェビナーを主催している場合は、聴衆がログインしたときにスライドを準備しておいてください。
3.通知をオフにします
Slackメッセージ、ブラウザ通知、iMessageなど、多くの人がパソコンで通知を有効にしています。会議や電話に参加する前に、サイレントモードにするか、これらの通知をオフにすることをお勧めします。
Macの場合は、[システム環境設定]> [通知]に移動してサイレントモードを有効にするか、通知をポップアップさせたくない場合の時間制限を設定します。
情報を提示している間、特に顧客やクライアントと話しているときに、不適切、無関係、または煩わしい通知がポップアップすることは望ましくありません。
4.余分なタブを閉じます
日常業務で多くの追加のタブを開いている場合がありますが、以下の鉱山をざっと覗いてみることができます。ウェビナー、デモ、またはその他の情報を提示することは、これらのタブをすべて開いたままにするときではありません。
必要なタブのみを保持する あなたのプレゼンテーション 開いていて簡単にアクセスできるため、あるページから別のページにすばやく移動できます。
上記のブラウザのスクリーンショットのように、33個のタブを開いている場合、各タブの名前を確認することはできません。必要なタブを開くだけで、必死にクリックして次の論点を見つけようとするのは避けてください。
5.不要なデスクトップフォルダを削除します
プログラム間を移動したり、新しいファイルを開いたりするときにデスクトップが表示される可能性がある場合は、恥ずかしいファイルや機密ファイルやフォルダが表示されていないことを確認してください。
新しい仕事を探したり、クライアントの競合他社をチェックアウトしたり、個人的なコンテンツを保存したりしていて、画面共有中にそれらが表示されないようにしたい場合があります。
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6.他の誰かにメモを取らせる
私の最大の欠点の1つは、ひどい記憶があることです。私は常に同僚、クライアント、雇用主とこれについて率直に話し、これに対抗する私の方法は、後で参照するように呼びかける間、常にメモを取ることであると彼らに知らせます。
同じように話している場合、または重要な話し合いのポイントをメモしたい場合は、話し方の大部分を行っている人であっても、誰かにメモをとってもらいたいと思うでしょう。
結局のところ、プレゼンテーション中に聴衆の一部が重要な質問や提案をする可能性があります。また、画面共有者の場合は、ウィンドウを変更したり、他のプログラムを開いてメモを入力し始めたりして、気を散らすものをすべて表示したり開始したりする必要はありません。
代わりに、耳を傾ける人を指定するか、メモを取る目的で親しい同僚に参加を依頼してください。そうすれば、会話の重要な部分を自分で管理しなくても保存できます。ただし、自分でメモを取る方が快適な場合は、別の画面でメモまたはワードプロセッシングプログラムを開いてください。以下の単一のウィンドウを画面共有する方法の詳細。
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さらに、会議のメモを送信してアクションアイテムの要約や概要を示すことは、プロジェクトやワークフローでボールを転がし続けるための優れた方法です。
7.信頼できるインターネットがあることを確認します
画面共有通話中に最後に必要なのは、インターネットが外に出て、同僚やクライアントにプレゼンテーションをしているときに接続が失われることです。
主要な潜在的なクライアントとの重要なデモの最中、または視聴者の何百人もの人々にウェビナーを提供している場合、これはさらに有害です。
特に、在宅勤務を初めて行う場合は、インターネットプロバイダーに電話をかけたり、チャットをしたりすることをお勧めします。これにより、インターネットが混乱しないようにすることができます。
8.画面共有する単一のウィンドウを選択します
単一のタブ、プログラム、またはページのみを共有する場合、ほとんどの画面共有ソフトウェアでは、開始する前に共有する特定のウィンドウまたはプログラムを選択できます。
したがって、誤って別の何か（2番目のブラウザウィンドウまたはプログラム）を開いた場合、表示している画面だけが視聴者に表示され、人為的ミスを犯した場合に顔を救うのに役立ちます。
9.視聴者にあなたの画面が見えるかどうか尋ねます
プレゼンテーションに入る前に、聴衆と必要なトラブルシューティングを行っていることを確認してください。画面が表示されるかどうかを尋ねます。表示されない場合は、画面を適切に共有していることを再確認するか、電話を切ってから戻ってもらいます。
「私の画面が見えますか？」と尋ねる迷惑なロボットのように感じるかもしれませんが。画面共有を行うたびに、情報の提示を開始せず、視聴者が完全に失われないように確認することが重要です。
あなたのキャリアを向上させ始めます
完全にまたは部分的に離れたチームとのミーティングは困難な場合がありますが、成長して適応する機会になる可能性があります。時間を使って、離れた場所にいるチームと快適に仕事ができるようになり、それでも人とのつながりを築きましょう。スキルセットを拡大することで、キャリアを伸ばし、 そのプロモーションを取得します あなたはに向かって取り組んでいます。
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